Zes vrijwilligers en een stagiaire beheren de receptie van MFA
Symfonie in Tilburg.
Zes vrijwilligers en een stagiaire vormen het team dat de
receptie van MFA Symfonie beheert. Ze doen dat op een professionele
manier, hebben allemaal hun eigen motivatie en ook hun werkervaring
is zeer verschillend. Zij hebben werkervaring als administratief
medewerker, receptioniste of directiesecretaresse. Anderen zijn
werkzaam geweest in de zorg of het onderwijs. En allemaal zijn ze
bekwaam en gemotiveerd.
Ieder heeft zijn of haar eigen drijfveer om als
vrijwilliger bij de receptie te werken.
Zo hoopt Carolien dat dit een sprinkplank vormt naar een betaalde
functie.
Ans daarentegen, wilde ook na haar pensioen graag actief en nuttig
blijven.
Arno vindt het fijn dat dit vrijwilligerswerk goed te combineren
valt met de zorg voor de kinderen.
Vier van de zes zochten heel bewust naar vrijwilligerswerk
dichtbij huis, allemaal wilden ze met mensen in contact komen.
De receptionisten beantwoorden de binnenkomende telefoontjes,
verbinden door en maken telefoonnotities. Ze staan mensen te woord
die de weg zoeken in de Symfonie of kinderen die op zoek zijn naar
verloren gymschoenen. De doos met gevonden voorwerpen loopt
regelmatig over. Maar de receptionisten ondersteunen ook het
Twernteam. Postverspreiding, actueel houden van het folderrek en
mededelingenbord, kopieerwerk, voorraadbeheer kantoorartikelen,
verzorgen van mailings, ontwerpen van flyers en invoer van
databestanden; de receptionisten doen het allemaal. Kortom, zij
doen niet onder voor professionals.
Een maal per zes weken komt het team van vrijwilligers met de
secretaresse van team Noord bijeen om informatie uit te wisselen en
te bezien hoe de dienstverlening nog verder valt te verbeteren. Het
ABC van de receptie is het naslagwerk. Daarin staan alle procedures
beschreven. Het logboek is er om de overdracht vlekkeloos te laten
verlopen. Tijdens het werkoverleg wordt steeds een agogisch
medewerker uitgenodigd om iets over het werk te vertellen, soms ook
de administratief medewerkers van de scholen die in de Symfonie
huizen. Dit onderdeel helpt enorm om vragen beter te kunnen
beantwoorden. Bovendien komt deze uitwisseling de verstandhouding
tussen vrijwilligers en professionals ten goede.
Als het nodig is, sluit ook de zakelijk leider aan bij het
werkoverleg. Hij is het aanspreekpunt voor zaken die het gebouw
aangaan of de veiligheid betreffen.
Stilstaan is er niet bij. Tijdens het jaarlijks evaluatiegesprek
wordt aandacht besteed aan deskundigheidsbevordering. Binnenkort
krijgt men een BHV-instructie voor receptionisten. Omdat niet
iedereen even vaardig is met een opmaakprogramma, met Outlook of
Excel wordt kennis hierover uitgewisseld. Echt een zelflerend
team!
Het gebruik van e-mail en de mobiele telefoon heeft zeker
consequenties voor de werkdruk bij de telefooncentrale. Van de
vrijwilligers mocht de bel wel vaker rinkelen. Maar er zijn ook
dagen dat ze het zo druk hebben als een klèèn bòske.
Tekst: Carla Mommers
Foto: Marie-Louise Kollau